O início de uma reunião, seja ela uma troca de idiomas, um grupo de estudos, uma aula, ou qualquer outro tipo de encontro online, é uma das partes mais importantes da conversa. A maneira de começar sua reunião determina como ela vai ser e é muito importante para manter seu público engajado e entretido. Aqui estão algumas dicas essenciais sobre como fazer isso.
1. Chegue na hora
"Tempo é dinheiro" e as pessoas do mundo online são mais impacientes do que você imagina. Pessoas que chegam a uma reunião e recebem uma mensagem “por favor, espere o seu anfitrião chegar” são mais propensas a desistir da reunião e fazer alguma outra coisa com seu tempo. Chegar alguns minutos antes para sua reunião é importante para que você tenha tempo de sobra para lidar com imprevistos, estar preparado e começar sua reunião tranquilamente.
2. Cumprimente cada pessoa quando elas entrarem
Entrar em uma reunião online pela primeira vez pode ser intimidador, ainda mais em um grupo de pessoas em que todas as outras pessoas já se conhecem. É mais provável um membro novo desistir e ir embora se sua presença não for notada nos primeiros minutos de sua entrada; um simples “Oi, fulano(a)” e um sorriso podem fazer uma enorme diferença. Não tenha medo de interromper uma conversa para cumprimentar as pessoas, os outros integrantes vão entender e cooperar!
3. Deixe sua câmera e microfone ligados
Quando as pessoas conseguem se ver e se ouvir, isso as faz se sentirem mais confortáveis e isso ajuda a estabelecer o tom da reunião. Algumas pessoas pensam que a câmera desligada as dá uma sensação de privacidade, mas, na realidade, as pessoas se sentem mais confortáveis quando se veem cara a cara em um encontro online.
4. Explique como as coisas funcionam
O começo de uma reunião online é a hora das introduções: Qual é o propósito da reunião? Como ela vai ser conduzida? Quem deve estar na reunião? Quais línguas devem ser faladas e quando? Dar instruções no começo dos encontros ajuda as pessoas a entender como funcionam as coisas e o que elas devem fazer.
5. Não pule as introduções individuais
Esse é um elemento critico, e muitas vezes ignorado, para o sucesso nas reuniões online. Alguns amadores podem ignorar essa oportunidade das pessoas se apresentarem porque isso os faz “perder o tempo do que realmente importa”, mas na verdade, os participantes que conseguem se apresentar são mais propensos a participar mais ativamente da reunião, o tempo perdido pode ser compensado com a proatividade do participante!
6. Dica bônus: Dividir para conquistar
Toda reunião online tem problemas, ora são problemas com o microfone, problemas com o áudio, a internet, ou simplesmente a dificuldade de entrar em uma plataforma nova. Tente ajudar as pessoas com problemas técnicos o mais cedo possível, de preferência, no começo das reuniões, para não atrapalhar os outros participantes; ao invés de ajudar um participante com problemas enquanto todos os outros ficam em silêncio e esperando, dê rápidas instruções e divida o resto dos participantes em uma sala ou mesa diferente. Para se preparar para tal situação, você deve se assegurar de que o conteúdo das reuniões seja dinâmico, como tópicos de conversação ou questões, ou que você tenha um/uma anfitrião/anfitriã assistente. Para que isso possa ser feito, você deverá utilizar uma plataforma de vídeo-conferências online que te possibilita separar as pessoas em grupos como o Zoom, que é um serviço pago, ou Langroops Schmooz, que é um serviço gratuito.